با دامنه کاربردهای زیر:
- مدیریت بایگانی های سازمانی ( Organization Archives Management )
- مدیریت کتابخانه (Library Management )
- شناسنامه محصولات فرهنگی و رسانه های هنری (Cultural & Multimedia Products ID )
دنیای حاضر را عصر اطلاعات و ارتباطات می نامند و این بدلیل ایجاد و گردش حجم عظیم اطلاعات بین افراد، سازمان ها و کشورها می باشد. حتی با مکانیزه شدن فرایند نگهداری و گردش اطلاعات در سازمان ها، کماکان نمی توان از فیزیک اسناد چشمپوشی نمود و لذا هنوز در تمام ادارات و سازمان ها شاهد مراکز بایگانی و عمدتاً سنتی هستیم.
به هرحال مهمترین دلیل نگهداری چنین پرونده هایی، حتماً اهمیت آن ها می باشد و لذا اهمیت فرایند بایگانی اسناد را می توان اینچنین بیان نمود:
- اطمینان از نگهداری سند
- اطمینان از نگهداری سند در محل مربوطه
- اطمینان از عدم دسترسی غیر مجاز
- اطمینان از عدم دستکاری
- تعیین دقیق گردش سند
- اطمینان از برگشت سند به محل خود
- کاهش زمان دسترسی به سند
اما آیا تمام این موارد را با روش سنتی و حتی بکمک روش های مکانیزه می توان با هم داشت؟
به روش سنتی که قطعاً پاسخ منفی بوده و حتی با روش های مکانیزه نیز در برخی از موارد اشکالاتی وجود خواهد داشت. بعنوان مثال هرچند در روش های مکانیزه عملیات گردش سند در مبدا و مقصد ثبت شده و قابل پیگیری است، اما در موارد زیر کاستی هایی وجود دارد:
- اطمینان از وجود و نگهداری سند در محل مربوطه
- اطمینان از عدم دسترسی غیر مجاز
- اطمینان از عدم دستکاری سند
- کاهش زمان دسترسی به سند
برای این منظور، بهره گیری از امکانات فن آوری RFID در مدیریت مراکز اسناد و کتابخانه بعنوان جامع ترین راه کار پیشنهاد می گردد.
بطور کلی سامانه مدیریت مراکز اسناد و کتابخانه به روش زیر پیاده سازی و اجرا می شود:
- به هر پرونده یا کتاب، یک تگ یا شناسه RFID الصاق می گردد.
- در این تگ کلیه اطلاعات لازم مربوط به سند یا کتاب ثبت می گردد.
- در کلیه اماکن لازم مانند بایگانی ها، درب های ورود و خروج، گیت های نگهبانی ، میز های پیشخوان کتاب خانه و میز فروش محصولات، تجهیزات قرائت گر RFID Reader و گیت های مربوطه RFID Gates نصب می گردد.
- اطلاعات اسناد و افراد بهره بردار و شرایط بهره برداری در سامانه نرم افزاری ثبت می شود.
- کلیه ورود و خروج اسناد ضمن ثبت در سامانه، توسط گیت های مربوطه کنترل می گردد.
- بر اساس زمان بندی طرح ریزی شده، زمان دراختیار داشتن سند برای هر فرد کنترل و توسط سامانه نطارت می گردد.
بعلاوه این سامانه قابلیت های زیر را نیز دارا می باشد:
- برای اسناد خاص به تعداد سند تگ تعبیه شده و محتوی کل سند همیشه قابل ردیابی و کنترل خواهد بود.
- درصورت مفقود شدن سند با استفاده از قرائت گر دستی Handheld Reader امکان ردیابی و پیدا کردن سند وجود خواهد داشت.
- برای تحویل دادن و تحویل گیری کتاب در کتابخانه های نیازی به حضور مسئول کتاب خانه نمی باشد.
- برای محصولات فرهنگی و هنری می توان تگ RFID را بعنوان شناسنامه رسمی معرفی و از اصل بودن محصول اطمینان حاصل نمود.
تگ RFID بر روی سند یا کتاب الصاق شده و توسط قرائت گر خوانده می شود.
برای پیدا کردن پرونده و سند به راحتی بکمک قرائت گر دستی، آن را پیدا می کنند. البته با این ابزار می توان عملیات اسنادگردانی را مشابه انبارگردانی در بایگانی های سازمان و کتابخانه های انجام داد.
با استفاده از گیت می توان از عدم خروج غیر مجاز و یا از نحوه خروج یا بازگشت سند یا کتاب اطمینان پیدا نمود.
لطفا جهت کسب اطلاعات بیشتر و تماس با کارشناسان ما اینجا کلیک نموده یا از طریق راه های ارتباطی با ما درتماس باشید.
